حوزه معاونت اداری و مالی فنی و مهندسی گلپایگان که بزرگترین حوزه معاونت می‌باشد از اداره کل مالی، اداره کل منابع انسانی و امور رفاهی، اداره کل طرح‌های عمرانی و پشتیبانی، دفترحقوقی تشکیل شده است. این حوزه انجام کلیه امور مالی، اداری و مدیریت منابع انسانی، امور حقوقی، طرحهای عمرانی، امور رفاهی اعضای هیأت علمی و کارکنان، امور خدماتی و پشتیبانی، حفظ و حراست از اموال فنی و مهندسی، تامین و نگهداری فضاهای کالبدی متناسب با برنامه‌های توسعه و حفاظت از فنی و مهندسی را بر عهده دارد.

اداره کل منابع انسانی و امور رفاهی

اداره کل منابع انسانی و امور رفاهی به عنوان قلب تپنده فنی و مهندسی شناخته می‌شود. این اداره کل دارای چهار معاونت در حوزه آموزش و توسعه منابع انسانی، امور اعضای هیأت علمی، امور کارکنان غیر آموزشی و امور رفاهی کارکنان می‌باشد که هر کدام عهده‌دار وظایفی در زمینه منابع انسانی یا امور رفاهی هستند و به تمام همکاران دانشگاهی اعم از اعضای هیات علمی و کارمندان خدمت رسانی می‌کنند.
اهم فعالیت‌های اداره کل منابع انسانی و امور رفاهی در معاونت‌های مذکور به صورت خلاصه عبارتند از:

• بررسی مستمر در خصوص منابع انسانی فنی و مهندسی نظیر ساختار، فرایند جذب و نگهداشت، ارزشیابی، صدور احکام، آموزش، خدمات رفاهی و...؛
• استقرار ساز و کار ارتباط و تعامل سودمند با دانشکده‌ها، مؤسسات و واحدهای سازمانی برای ساماندهی امور مربوط به نیروی انسانی و ارائه و اجرای برنامه‌های رفاهی کارکنان؛
• طراحی و تدوین شاخص‌ها، معیارها و استانداردهای ویژه در زمینه بهره‌وری نیروی انسانی، آموزش‌های ضمن خدمت، امور رفاهی و...؛
• استقرار سامانه نظارت و ارزیابی مستمر و پویا بر منابع انسانی نظیر ارزشیابی دوره‌ای و ارزیابی عملکرد کارمندان؛
• استقرار نظام مشخص انجام فرایند برنامه‌های مدیریت نظیر اجرای طرح طبقه‌بندی مشاغل، بازنشستگی، ارزشیابی، انتصابات، آموزش ضمن خدمت، امور رفاهی (تسهیلات مالی و خدمات بیمه‌ای)، صدور احکام ترفیع، ارتقا، فوق‌العاده‌ها، تمدید قرارداد، تبدیل وضعیت و... اعضای هیات علمی و کارکنان فنی و مهندسی؛
• ساماندهی و مستند‌سازی نظام رسته‌ها و رشته‌های شغلی و شرایط تصدی مشاغل و نظارت بر حسن اجرای آنها؛
• بهبود و توسعه امور مدیریت منابع انسانی در قالب دستورالعمل‌ها، آیین‌نامه‌ها و بانک‌های اطلاعاتی و اجرای صحیح قوانین و مقررات؛
• سنجش نیازهای فنی و مهندسی به منابع انسانی، آموزش‌های ضمن خدمت و برنامه‌های رفاهی و اتخاذ تمهیدات مناسب برای تأمین آنها در قالب مقررات و مجوزهای مربوطه و متناسب با منابع مالی؛
• برنامه‌ریزی نیروی انسانی در قالب برنامه‌های عملیاتی برای جذب نیروی انسانی مورد نیاز در قالب آزمون استخدامی، جابجایی نیروها در واحدها، کاهش نیروی انسانی مازاد و...؛
• ساماندهی نظام مکانیزه مدیریت منابع انسانی و بهره‌گیری از سایر سیستم‌های موجود، نظیر سیستم مالی برای بهبود و توسعه فرایندهای اجرایی؛
• برگزاری و تشکیل جلسات هیات اجرایی، کمیته ارتقای کارکنان غیر آموزشی، مشارکت در هیأت جذب و استخدام اعضای هیأت علمی، هیأت ممیزه، کمیته ترفیعات، شورای معاونین اداری و مالی فنی و مهندسی و شورای مدیران حوزه معاونت اداری و مالی، برای اجرای برنامه‌ها و تصمیم‌های مربوط به منابع انسانی؛
• تنظیم و تدوین گزارش‌های ادواری و مستمر از فعالیت‌های واحد تحت سرپرستی و انعکاس آن به مدیران؛
• بهره‌مندی هر چه بیشتر از فضای مجازی در اجرای وظایف.

دفتر حقوقی

دفترحقوقی فنی و مهندسی گلپایگان در قالب سه اداره با نام‌های اداره قراردادها، اداره دعاوی و اداره املاک و مستغلات و موقوفات عهده دار انجام امورحقوقی فنی و مهندسی گلپایگان است. برخی از وظایف و اختیارات ادارات مختلف اداره کل امورحقوقی بشرح زیر می‌باشد.

• اقامه دعاوی کیفری و حقوقی از طرف فنی و مهندسی بر علیه اشخاص حقیقی یا حقوقی که حقوق و منافع فنی و مهندسی را تضییع نموده‌اند؛
• دفاع از منافع و حقوق فنی و مهندسی در برابر دادخواست‌ها، شکایات و اعلام جرم‌هایی که علیه آن می‌شود؛
• انجام امور مربوط به شکایات مستخدمین علیه فنی و مهندسی گلپایگان در دیوان عدالت اداری و تنظیم لوایح و حضور درجلسات رسیدگی؛
• تنظیم متن لوایح دفاعی و حسن جریان امور محوله وتعقیب و پیگیری دعاوی تا خاتمه آن؛
• تهیه و تنظیم نمونه یکسان قراردادها از قبیل قراردادهای همکاری موضوع قانون کار، قراردادهای پیمانکاری، قراردادهای خرید بین المللی ارزی و ریالی، قرارداد خرید نشریات الکترونیکی، قراردادهای اجاره، وقف، بیع نامه، اذن در انتفاع، مزرعه، مضاربه و...؛
• اظهارنظر درخصوص قراردادهای ارسالی به اداره کل امورحقوقی و اصلاح آنها در صورت لزوم؛
• شناسایی املاک فنی و مهندسی گلپایگان در نقاط مختلف شهر گلپایگان و جمع آوری اطلاعات مربوط به آنها؛
• تثبیت وضعیت تصرفات حقوقی املاک از طریق تحدید حدود و ثغور و نقشه ثبتی و موقعیت املاک و بهره گیری از نظرات کارشناسی در زمینه‌های ثبتی، نقشه برداری و تحدید حدود و ارزیابی املاک و ثبت املاک و مستغلات و اخذ سند برای آنها؛
• اعمال نظارت مستمر بر وضعیت املاک و مستغلات فنی و مهندسی گلپایگان در نقاط مختلف کشور و شناخت وضعیت و استعداد املاک و مستغلات و ارائه پیشنهاد به مسئولان فنی و مهندسی در راستای بهره برداری بهینه از املاک.

اداره کل طرح‌های عمرانی و پشتیبانی

این مدیریت که در راستای کاهش تعداد نیروهای ستادی فنی و مهندسی از ادغام دو مدیریت پشتیبانی و امور فنی و طرح‌های عمرانی ایجاد گردیده است، شامل دو بخش در قالب دو معاونت می‌باشد که وظایف و اختیارات آنان به تفکیک به شرح زیر می‌باشد:

الف. بخش طرح‌های عمرانی

امور طرح‌های عمرانی، رفع نواقص عملکردی و مشکلات ساختمانی و تأسیساتی واحدهای مختلف فنی و مهندسی شامل تعمیرات اساسی در دانشکده‌ها، ‌مؤسسات آموزشی، ‌ خوابگاه‌های دانشجویی، ‌ تعمیرات اساسی در ساختمان‌های پردیس مرکزی و ساختمان‌های مختلف اداری بر عهده این بخش می‌باشد. برخی از وظایف این بخش به شرح زیر است:

• تکمیل، تجهیز و توسعه پروژه‌های ساختمانی و تاسیساتی فنی و مهندسی؛
• بررسی‌های کارشناسی و امکان سنجی فضاهای کالبدی فنی و مهندسی؛
• نظارت عالیه بر عملکرد مهندسان مشاور و پیمانکاران و ارزشیابی و بازرسی عملیات اجرایی و نظارت بر اجرای پروژه‌ها و فعالیت‌های عمرانی فنی و مهندسی و ارائه راه حل‌های لازم جهت پیشبرد و تسریع امور؛
• نگهداری و ضبط نقشه‌ها و مدارک فنی؛
• رسیدگی به مطالبات پیمانکاران و مهندسین مشاور از قبیل حق الزحمه‌ها، صورت وضعیت‌ها و...؛
• تنظیم اسناد مالی پیمانکاران و مهندسان مشاور و شرکت‌ها جهت آزاد نمودن سپرده‌ها و ضمانت نامه‌ها؛
• پیگیری امور مربوط به اخذ انشعابات آب، ‌برق، ‌گاز و ‌مخابرات پروژه‌های دانشگاهی؛
• انجام امور مربوط به کارشناسی سیستم آبرسانی، آبیاری و تصفیه فاضلاب؛
• تهیه و تدوین بانک اطلاعاتی مربوط به شناسنامه متراژ فضاها و اطلاعات مورد نیاز اولیه جهت مقاوم سازی لرزه‌ای ساختمان‌های فنی و مهندسی به وسیله نرم افزارهای روز.

ب. بخش پشتیبانی

هدایت امور خدماتی و پشتیبانی دانشگاه بر عهده بخش پشتیبانی مدیریت پشتیبانی و طرح‌های عمرانی می‌باشد. نظارت بر روند عملیات تخریب ساختمان‌های طرح ساماندهی فنی و مهندسی و نگهداری واحدهای خریداری شده در طرح از دیگر مواردی است که بر عهده این مدیریت می‌باشد. از جمله فعالیت‌های پشتیبانی و امور فنی مجموعه می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

• تهیه و تنظیم اسناد مناقصه و اخذ استعلام بهاء از پیمانکاران سیستم‌های تأسیساتی و امور خدماتی سایت مرکزی و واحدهای تابعه در ورزنه و انجام امور مربوط به برگزاری مناقصات و انتخاب پیمانکاران ذیصلاح و انعقاد قرارداد با آنان؛
• رسیدگی به صورت وضعیت‌های پیمانکاران خدمات و پشتیبانی و تنظیم اسناد مالی پیمانکاران و شرکت‌های مختلف و آزاد نمودن سپرده‌ها و ضمانتنامه‌ها؛
• نظارت بر کار دستگاه‌های مخابراتی مرکز تلفن و رفع نواقص خطوط تلفنی و تعمیرات مورد نیاز در سایت مرکزی و خوابگاهها و پژوهشگاه در ورزنه.

اداره کل مالی

اداره کل مالی مسئول انجام کلیه امور مالی فنی و مهندسی در چارچوب اعتبارات مصوب می‌باشد و کلیه دریافت‌ها و پرداخت‌ها درحوزه مالی قرار می‌گیرد که با تعدادی حساب مستقل شامل حساب مستقل وجوه اعتبارات هزینه‌ای، حساب مستقل وجوه اعتبارات جاری، حساب مستقل وجوه تملک دارائی‌های سرمایه‌ای، حساب مستقل وجوه اعتبارات اختصاصی، حساب مستقل وجوه سپرده، حساب مستقل وجوه بازنشستگی، حساب مستقل وجوه سایر منابع و حساب مستقل وجوه هدایا و کمک‌های مردمی این وظایف را انجام می‌دهد.

برخی از وظایف این مدیریت به شرح زیر است:

• اعمال نظارت مالی با رعایت قوانین ومقررات مربوط مفاد آئین نامه مالی ومعاملاتی و مصوبات هیات امناء؛
• نگهداری حساب‌ها و تنظیم گزارش‌های مالی ونظارت بر حفظ اسناد مالی؛
• وصول درآمد‌های عمومی و اختصاصی فنی و مهندسی و تنظیم حساب‌های دریافتی و پرداختی فنی و مهندسی؛
• عملیات وصول کلیه منابع مالی فنی و مهندسی از خزانه و سایر منابع تأمین کننده اعتبار و پرداخت آن در چار چوب قوانین و مقررات مالی و محاسباتی و آئین نامه مالی ومعاملاتی دانشگاه‌ها؛
• انجام کلیه امورمالی فنی و مهندسی بر اساس قوانین و ضوابط مالی و نظارت بر مصرف اعتبارات از طریق رسیدگی قبل و بعد از هزینه.